Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens DogWise verwerkt, via deze website en bij de uitvoering van een opdracht, waarom dat gebeurt, en welke rechten u daarbij heeft.
DogWise, met ondernemingsnummer BE 0786.886.170, gevestigd te Itegem (Heist-op-den-Berg), België, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven. DogWise stelt haar verslagen op als onafhankelijke deskundige en bepaalt zelf welke gegevens daarvoor nodig zijn. U bereikt ons via pro@dogwise.be.
Deze verklaring geldt voor iedereen van wie DogWise gegevens verwerkt in het kader van de professionele dienstverlening: opdrachtgevers en hun contactpersonen (zoals besturen, advocaten, verzekeraars en organisaties), eigenaars van een hond die het voorwerp is van een dossier, benadeelde partijen, getuigen en andere betrokkenen bij een incident, en bezoekers van deze website.
Wanneer u het aanvraagformulier gebruikt, verwerken wij de gegevens die u daarin invult: uw naam, de naam en het type van uw organisatie, uw e-mailadres en telefoonnummer, het type vraag, de gewenste termijn en de beschrijving van uw dossier. Wij gebruiken deze gegevens om uw aanvraag te beantwoorden en, wanneer daaruit een opdracht volgt, om die opdracht uit te voeren. Uw aanvraag wordt per e-mail aan ons bezorgd en daarnaast opgeslagen in een afgeschermd dossierbeheer, dat enkel voor DogWise toegankelijk is.
Besturen waarmee DogWise samenwerkt, beschikken over een eigen opvolgingspagina. Via die pagina kan een medewerker van het bestuur een incident melden. Wij verwerken daarbij de naam, de functie en het telefoonnummer van de melder, het type incident, de urgentie en een korte omschrijving van de feiten. In het formulier vragen wij uitdrukkelijk om geen namen of adressen van betrokkenen te vermelden; die gegevens vragen wij later zelf op wanneer dat voor de opdracht nodig is. De melding wordt als aanvraag opgeslagen in ons afgeschermd dossierbeheer en per e-mail aan ons bezorgd. Het bestuur ontvangt een ontvangstbevestiging.
Een bestuur kan de voortgang van zijn dossiers volgen via een persoonlijke, beveiligde link, zonder account of wachtwoord. Voor die opvolging verwerken wij de naam van het bestuur, de e-mailadressen van de contactpersonen die het bestuur daarvoor opgeeft, en per dossier het dossiernummer, de uitgevoerde stappen met hun datum, geplande afspraken en een eventuele vraag aan het bestuur. Op de opvolgingspagina staan geen namen, adressen of andere gegevens van de eigenaar van de hond, de benadeelde partij of andere betrokkenen. Bij elke afgeronde stap ontvangen de contactpersonen van het bestuur een kort bericht per e-mail, in voorkomend geval met de afspraak als agenda-item in bijlage.
Om een onderbouwd verslag te kunnen opstellen, verwerken wij binnen een dossier de volgende gegevens:
Wij vragen en verwerken enkel de gegevens die nodig zijn voor de beoordeling waarvoor wij werden aangesteld.
Bij een bijtincident kan het nodig zijn om gegevens over opgelopen verwondingen te verwerken. Dat zijn gezondheidsgegevens, waarvoor een bijzondere bescherming geldt. Wij verwerken ze enkel voor zover ze nodig zijn om de ernst van het incident te beoordelen, en uitsluitend op basis van de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene of wanneer dat noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (artikel 9.2.a en 9.2.f AVG).
Stukken uit een politiedossier verwerken wij enkel wanneer de opdrachtgever of een betrokkene ze zelf aan ons bezorgt, en uitsluitend voor zover ze nodig zijn voor de opdracht. DogWise vraagt zelf geen stukken op bij politiediensten over individuele dossiers.
Van een gesprek met een betrokkene maken wij een schriftelijke weergave op. U ontvangt die per e-mail via een persoonlijke, beveiligde link, zodat u kunt nalezen of uw verklaring correct is weergegeven. Met uw handtekening bevestigt u enkel die correcte weergave. Bij de ondertekening bewaren wij het tijdstip, het IP-adres en het type toestel als bewijs van de ondertekening.
Voor eigen statistische doeleinden houdt DogWise van incidenten enkel algemene kenmerken bij, zoals de gemeente, het jaar en het type incident, zonder namen van personen. Wij publiceren geen cijfers die tot personen herleidbaar zijn.
Het verslag wordt bezorgd aan de opdrachtgever. De opvolgingspagina van een bestuur en de berichten over de voortgang van een dossier zijn uitsluitend bestemd voor de behandelende diensten van dat bestuur. Wanneer een eigenaar het verslag aanvraagt op verzoek van een bestuur, kan DogWise met dat bestuur afstemmen over de vraagstelling, en legt de eigenaar het verslag zelf aan het bestuur voor. Daarnaast worden gegevens enkel aan anderen bezorgd wanneer een wettelijke verplichting dat vereist.
Wij verkopen uw gegevens nooit en delen ze niet met derden voor commerciële doeleinden. Voor de werking van onze dienstverlening doen wij een beroep op de volgende dienstverleners, die uitsluitend in onze opdracht handelen:
Voor de weergave van de lettertypes doet deze website een beroep op Google Fonts. Bij het laden van een pagina wordt daarvoor een verbinding gemaakt met servers van Google, waarbij uw IP-adres aan Google wordt doorgegeven. Google kan gegevens ook buiten de Europese Unie verwerken, met de waarborgen die Google daarvoor voorziet. Meer informatie vindt u in de privacyverklaring van Google.
Deze website gebruikt geen accounts voor bezoekers en plaatst geen analytische cookies of advertentiecookies. Bezoekers worden niet gevolgd.
Wie via de opvolgingspagina van een bestuur een melding doet, kan ervoor kiezen om zijn naam, functie en telefoonnummer te laten onthouden. Die gegevens worden dan uitsluitend in de browser op uw eigen toestel bewaard (lokale opslag), zodat u ze bij een volgende melding niet opnieuw hoeft in te vullen. Ze worden niet naar ons doorgestuurd tot u een melding verstuurt. Dit gebeurt enkel wanneer u daarvoor zelf het vakje aanvinkt. U trekt die keuze in door het vakje bij een volgende melding uit te vinken of door de gegevens van deze website in uw browser te wissen.
Aanvragen en meldingen die niet tot een opdracht leiden, bewaren wij ten hoogste twaalf maanden na de laatste correspondentie; daarna worden ze verwijderd. De gegevens op de opvolgingspagina van een bestuur blijven online zolang het dossier loopt. Na de afsluiting van een dossier blijft het eindoverzicht nog dertig dagen raadpleegbaar, waarna het dossier automatisch van de opvolgingspagina wordt verwijderd. Een melding die aan een dossier gekoppeld of zonder dossier afgehandeld werd, wordt eveneens na dertig dagen van de opvolgingspagina verwijderd. Gegevens en documenten die deel uitmaken van een uitgevoerde opdracht, zoals het verslag, de gespreksverslagen en de vaststellingen, bewaren wij ten hoogste vijf jaar na de datum van het document, zodat het verslag en de onderbouwing ervan beschikbaar blijven bij een latere betwisting of een nieuw incident. Daarna worden ze definitief vernietigd. De opdrachtbevestiging en de prestatiestaat zijn stukken die de facturatie onderbouwen; die bewaren wij tien jaar, zoals de fiscale wetgeving vereist.
Lopende dossiers worden bewaard in een afgeschermd dossierbeheer dat enkel voor DogWise toegankelijk is.
Zodra een dossier is afgerond, worden alle gegevens en documenten ervan overgebracht naar een afgesloten, versleutelde kluis die niet met het internet verbonden is, en online gewist. Daar blijven ze achter slot en grendel. DogWise raadpleegt een dossier in de kluis enkel wanneer het bestuur of de opdrachtgever het opnieuw opvraagt, wanneer het nodig is bij een betwisting of rechtsvordering over het verslag, of wanneer een wettelijke verplichting of een rechterlijke beslissing dat vereist. Online blijft enkel het dossiernummer bewaard, zonder persoonsgegevens, zodat de nummering sluitend blijft.
Ondertekende documenten worden na ondertekening vergrendeld, zodat de inhoud niet meer kan worden gewijzigd. Vertrouwelijke stukken vragen wij pas op na de bevestiging van een opdracht.
De opvolgingspagina van een bestuur is enkel bereikbaar via een persoonlijke link met een lange, willekeurige code die niet te raden is. De pagina wordt niet opgenomen in zoekmachines. Wanneer een link ongewenst verspreid zou zijn, maken wij onmiddellijk een nieuwe link aan, waarna de vorige niet langer werkt. Het meldformulier is beveiligd tegen geautomatiseerd misbruik.
U heeft het recht op inzage in de persoonsgegevens die wij over u verwerken, en het recht om die te laten verbeteren of te laten wissen. Daarnaast kunt u zich verzetten tegen een verwerking of vragen om die te beperken, en heeft u het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens. Wanneer een verwerking op uw toestemming steunt, kunt u die toestemming op elk moment intrekken. Om een van deze rechten uit te oefenen, mailt u naar pro@dogwise.be.
Sommige rechten kunnen beperkt zijn wanneer de gegevens nodig zijn voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, of wanneer de rechten van andere betrokkenen in het dossier moeten worden beschermd. In dat geval lichten wij toe waarom.
Bent u van oordeel dat uw gegevens onrechtmatig worden verwerkt, dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze werking of de regelgeving dat vereist. De meest recente versie vindt u steeds op deze pagina.
Laatst bijgewerkt: oktober 2026.